Présentation
Sur 1er janvier 2026, la Belgique introduira l'obligation facturation électronique structurée pour tous Transactions B2B entre entreprises immatriculées à la TVA. À partir de cette date, factures papier, feuilles Excel ou PDF seul ne sera plus conforme. Les entreprises doivent plutôt utiliser des factures électroniques standardisées basées sur la norme européenne EN 16931 (souvent en utilisant UBL XML format).
À première vue, cela peut sembler être un autre obstacle juridique. En réalité, c'est l'occasion de moderniser votre back office, de gagner du temps, de réduire les erreurs et de renforcer le contrôle financier.
1. Qu'est-ce que la facturation électronique Peppol ?
Peppol est un réseau international sécurisé qui permet l'échange de documents électroniques normalisés tels que des factures.
Pensez à une petite entreprise de logistique qui recevait auparavant des factures au format PDF. Chacune d'elle a dû être retapée dans son système ERP. Avec Peppol, les factures sont envoyées directement dans le logiciel dans un format structuré, traitées instantanément et prêtes à payer. Résultat : des heures gagnées chaque semaine et moins d'erreurs.
2. Le règlement 2026 : qui est concerné ?
À partir de 1er janvier 2026, la facturation électronique devient obligatoire pour toutes les transactions B2B entre des entreprises belges immatriculées à la TVA.
- Qui est inclus ? Les indépendants, les PME et les grandes entreprises, à condition qu'ils soient enregistrés à la TVA.
- Qui est exclu ? Certaines activités exonérées de TVA (par exemple, les services médicaux et éducatifs) et les entreprises relevant du régime « forfaitaire » (qui sera progressivement supprimé d'ici 2028). Les entreprises étrangères qui ne sont pas immatriculées à la TVA belge ne sont pas incluses.
- Transactions B2C sont pas partie de cette réforme.
- Facturation pour le secteur public (B2G) est déjà obligatoire depuis 2024, faisant office de précurseur à cette réforme.
3. Ce qui ne sera plus accepté
- Les PDF seuls ne sont plus valides sous forme de factures électroniques (bien qu'elles puissent toujours être envoyées sous forme de copies).
- Factures papier et feuilles Excel ne répondra pas aux exigences légales.
- Uniquement factures électroniques structurées conformément à Norme européenne EN 16931 comptera.
- Dans la plupart des cas, ces factures seront transmises via Réseau Peppol, bien que conforme Solutions EDI restent acceptables s'ils répondent à la norme.
4. Pourquoi cette réforme ?
L'objectif du gouvernement belge est de :
- Réduire les coûts administratifs en éliminant la saisie manuelle des données.
- Accélérez les paiements grâce à l'automatisation.
- Augmentez la transparence et réduisez les risques de fraude.
- Harmoniser les processus à travers l'Europe en s'alignant sur la norme européenne pour la facturation électronique de la TVA.
5. Comment se préparer de manière pratique
- Vérifiez votre logiciel de facturation: Est-il déjà prêt pour PEPPOL ou est-il capable de générer des factures conformes à la norme EN 16931 en UBL XML ?
- Réaliser des tests avant 2026: Certaines entreprises proposent déjà des mois pilotes « facturation électronique uniquement » pendant des mois.
- Formez vos équipes: familiarisez le personnel de la comptabilité et des finances avec le nouveau flux de travail.
- Planifiez à l'avance: Évitez le goulot d'étranglement de la fin de 2025, lorsque de nombreuses entreprises s'empresseront de se mettre en conformité.
6. Ce qui va changer au quotidien
- Moins de travail manuel: Plus besoin de retaper les factures.
- Paiements plus rapides: Les formats standardisés réduisent les délais de traitement.
- Une sécurité renforcée: points d'accès certifiés et réseaux sécurisés.
- Visibilité plus claire des flux de trésorerie: mises à jour en temps réel à partir des factures intégrées.
7. Conclusion — Anticipation et pas conformation
Le mandat de facturation électronique 2026 est bien plus qu'une échéance réglementaire : il s'inscrit dans une vague plus large de transformation numérique. Les entreprises qui se préparent tôt pourront non seulement rester en conformité, mais aussi gagner en efficacité, en transparence et en résilience.
Chez Sparagus, nous ne fournissons pas directement les implémentations de Peppol. Mais nous travaillons en partenariat avec de grandes organisations pour nous assurer qu'elles disposent les bonnes personnes, le leadership et la capacité de prestation pour naviguer dans de telles transformations. Qu'il s'agisse de changements réglementaires, de projets numériques ou d'opérations à grande échelle, notre rôle est d'aider les entreprises à agir plus rapidement, à mieux penser et à améliorer leurs performances.
Cette réforme nous rappelle que la compétitivité de demain dépendra de la capacité à s'adapter rapidement, avec les bons talents et la bonne exécution pour apporter des changements.
