Un cahier des charges permet d'acheter un résultat plutôt que des heures : des livrables, des jalons et des critères d'acceptation définis, le fournisseur assumant le risque de leur réalisation. Bien gérer ce processus, c'est garantir la pérennité de cette structure. Nous intervenons dans 11 pays, où un cahier des charges qui n'est en réalité qu'une mise à disposition de personnel déguisée cesse d'être un problème d'approvisionnement pour devenir un risque juridique.
Des dépenses de main-d'œuvre gérée passent désormais par des cahiers des charges, contre 18 % en 2017. C'est le poste de dépenses externes qui progresse le plus rapidement, et le moins encadré.
Selon l'estimation d'un prestataire, il s'agit de mise à disposition de personnel mal qualifiée. Facturée comme du conseil, fournie au temps passé.
La loi belge à laquelle se heurte un cahier des charges déguisé. Les guides SOW en anglais l'évoquent rarement.
Définition du périmètre et des livrables
Incluant ce qui est explicitement hors périmètre.
Jalons et critères d'acceptation
Convenus avant le début des travaux, pas après.
Sélection de fournisseurs axée sur les résultats
Des critères différents de ceux utilisés pour la sélection à l'heure.
Rigueur dans la gestion des avenants
Là où la dérive du périmètre est facturée, et non absorbée.
Visibilité des dépenses
Les cahiers des charges dans la même vue que la gestion du personnel.
Vérification de la structure
Pour savoir si elle résisterait à une inspection du travail.
Paiement basé sur les jalons
Parce que la facturation au temps passé annule l'intérêt de la démarche.
Le risque qui se déplace
L'intérêt d'acheter un résultat est que le fournisseur assume le risque de sa livraison. Si le contrat est rédigé de manière floue et facturé à l'heure, ce risque vous incombe toujours, alors même que vous payez un supplément pour l'avoir prétendument transféré.
Des dépenses enfin visibles
Les déclarations de travaux signées au sein des unités commerciales finissent dans les registres des achats ou du conseil plutôt que dans vos rapports sur les effectifs. Les regrouper dans une vue unique surprend généralement la personne qui a validé le budget.
Un périmètre qui résiste à l'épreuve du terrain
Des livrables, des jalons et des critères d'acceptation définis avant le démarrage, avec un processus de modification pour la suite. La plupart des litiges que nous observons sont des désaccords sur le périmètre survenus après coup.
Juridiquement solide
Une structure testée par rapport aux règles en vigueur là où le travail est effectué, et pas seulement par rapport à votre politique d'achat. En Belgique et en France, ces règles s'appliquent au client, et pas uniquement au fournisseur, ce qui est souvent négligé.
Déclaration de travaux encadrée | Déclaration de travaux non gérée | À l'heure | Conseil | |
|---|---|---|---|---|
| Ce que vous achetez | Un résultat défini | Nominalement un résultat | Capacité, clairement identifiée | Un résultat, plus notre équipe |
| Risque de livraison | Fournisseur, et cela tient la route | Attribué au fournisseur, mais en réalité le vôtre | En toute transparence | Sparagus, intégralement |
| Base de paiement | Sur jalons, sur acceptation | Mensuel, sur le temps passé | Sur la base des heures prestées | Sur la mission |
| Visibilité | Dans une vue unique des effectifs | Dans un registre d'achats | Efficace, si le programme est géré | Une mission, un responsable |
| Quand est-ce approprié | Dépenses de projet récurrentes entre les fournisseurs | Jamais, et c'est le cas le plus courant | Vous dirigez le travail au quotidien | Vous voulez que le problème soit pris en charge |
Envoyez-nous trois cahiers des charges et expliquez-nous comment ces équipes sont réellement dirigées.
Analyse des dépenses
Retrouver les déclarations de travaux déjà signées, dans des registres où elles n'ont jamais été comptabilisées.
Révision de la classification
Quelles missions sont de véritables achats au résultat et lesquelles sont des heures déguisées sous un autre contrat.
Structure et modèles
Modèles de périmètre, de jalons et d'acceptation robustes, ainsi que le processus de demande de changement et les seuils d'approbation.
Gouvernance et suivi
Les nouveaux cahiers des charges sont examinés dès leur réception, les étapes clés sont validées par rapport aux critères d'acceptation plutôt qu'aux factures, et les renouvellements sont traités comme de véritables décisions. Un examen trimestriel est effectué, car une structure saine finit toujours par dériver, un petit renouvellement à la fois.
Des dépenses de main-d'œuvre gérée passent désormais par des cahiers des charges, contre 18 % en 2017. C'est le poste de dépenses externes qui progresse le plus rapidement, et le moins encadré.
Selon l'estimation d'un prestataire, il s'agit de mise à disposition de personnel mal qualifiée. Facturée comme du conseil, fournie au temps passé.
La loi belge à laquelle se heurte un cahier des charges déguisé. Les guides SOW en anglais l'évoquent rarement.
Logiciels et applications
Le travail de développement est acheté sous forme de projet, mais livré par une équipe intégrée à la vôtre.
Données et intelligence d'affaires
Un travail qui s'inscrit véritablement dans une logique de projet, ce qui en fait le candidat idéal pour un contrat axé sur les résultats.
Cloud, DevOps et SRE
Les migrations commencent comme des projets et finissent comme des tâches opérationnelles pour lesquelles aucun nouveau contrat n'a été conclu.
Tests et validation
Facile à définir, facile à valider, et souvent le cahier des charges le plus clair de tout le portefeuille.
Études d'ingénierie
Les livrables étant des documents, les critères d'acceptation peuvent être rédigés correctement.
Optimisation des processus métier
Acheté par le département métier plutôt que par les achats, ce type de prestation échappe donc rarement au reporting.
Services financiers
Les travaux technologiques externalisés soulèvent désormais des questions réglementaires qui s'ajoutent aux enjeux liés à la main-d'œuvre.
Sciences de la vie et industrie pharmaceutique
Le secteur qui affiche la plus grande part de dépenses gérées via des cahiers des charges (SOW).
Énergie et services publics
Un travail sur site acheté comme un projet, puis supervisé par le client : c'est précisément là que réside le piège.
Envoyez-nous trois cahiers des charges (SOW) ainsi qu'une description de la manière dont ces équipes sont réellement dirigées. Vous recevrez une analyse écrite sur ce qui tient la route, ce qui ne tient pas, et ce que cela vous coûte.
Des solutions d'expertes au service de votre succès.
