Een opdracht (Statement of Work) koopt een resultaat in plaats van uren: gedefinieerde deliverables, mijlpalen en acceptatiecriteria, waarbij de leverancier het risico draagt om deze te behalen. Het beheer ervan betekent dat die structuur overeind blijft. Wij doen dit in 11 landen, waar een opdracht die in feite vermomde personeelsinzet is, ophoudt een inkoopprobleem te zijn en een juridisch probleem wordt.
Van de beheerde uitgaven aan personeel verloopt nu via opdrachten (SOW), tegenover 18% in 2017. De snelst groeiende post in externe uitgaven, en de minst gereguleerde.
Daarvan is volgens de schatting van één aanbieder sprake van verkeerd geclassificeerde personeelsinzet. Geprijsd als consultancy, geleverd als uren.
De Belgische wetgeving waar een vermomde opdracht (SOW) tegenaan loopt. Engelstalige SOW-richtlijnen maken hier zelden melding van.
Definitie van scope en deliverables
Inclusief wat expliciet buiten de scope valt.
Mijlpalen en acceptatiecriteria
Overeengekomen voordat het werk begint, niet daarna.
Leveranciersselectie op basis van resultaten
Andere criteria dan bij selectie op basis van uren.
Discipline bij wijzigingsverzoeken
Waar scope creep wordt doorberekend, niet geabsorbeerd.
Inzicht in uitgaven
'Statements of work' in hetzelfde overzicht als personeelsbezetting.
Toetsing van de structuur
Of het bestand is tegen een arbeidsinspectie.
Betaling op basis van mijlpalen
Omdat 'time and materials' het doel voorbijschiet.
Risico dat verschuift
Het doel van het inkopen van een resultaat is dat de leverancier het risico van de oplevering draagt. Als het contract vaag is en op uurbasis wordt betaald, blijft dat risico stilletjes bij jou liggen, terwijl je een premie betaalt voor de veronderstelling dat je het hebt overgedragen.
Uitgaven die je echt kunt zien
Statements of work die binnen business units worden ondertekend, belanden in de boeken van inkoop of consultancy in plaats van in je personeelsrapportage. Ze samenbrengen in één overzicht is meestal een verrassing voor degene die het budget heeft goedgekeurd.
Scope die standhoudt in de praktijk
Opleveringen, mijlpalen en acceptatiecriteria die vooraf zijn vastgelegd, met een wijzigingsproces voor wat daarna komt. De meeste geschillen die we zien, zijn discussies over de scope achteraf.
Juridisch sluitend
De structuur getoetst aan de regels die gelden op de plek waar het werk wordt uitgevoerd, niet alleen aan je inkoopbeleid. In België en Frankrijk hebben die regels ook gevolgen voor de opdrachtgever, niet alleen voor de leverancier, en dat is het punt dat vaak over het hoofd wordt gezien.
Beheerde SOW | Onbeheerde SOW | Per uur | Consultancy | |
|---|---|---|---|---|
| Wat u koopt | Een gedefinieerd resultaat | Nominaal een resultaat | Capaciteit, eerlijk gelabeld | Een resultaat, plus ons team |
| Leveringsrisico | Leverancier, en het is juridisch houdbaar | Staat op naam van de leverancier, maar is feitelijk van jou | Met vriendelijke groet | Sparagus, volledig |
| Betalingsbasis | Op basis van mijlpalen en acceptatie | Maandelijks, op basis van bestede tijd | Op basis van gewerkte uren | Over de opdracht |
| Zichtbaarheid | In één personeelsoverzicht | In een inkoopregister | Goed, mits programmabeheer | Eén opdracht, één eigenaar |
| Wanneer past dit | Terugkerende projectuitgaven over verschillende leveranciers heen | Nooit, en het is de meest voorkomende | U stuurt het werk dagelijks aan | U wilt dat het probleem wordt weggenomen |
Stuur ons drie opdrachten (SOW's) en geef aan hoe die teams in de praktijk worden aangestuurd.
Uitgavenanalyse
Het terugvinden van reeds ondertekende werkomschrijvingen in registers waar ze nooit in werden gerapporteerd.
Classificatiebeoordeling
Welke opdrachten zijn echte resultaatgerichte aankopen en welke zijn uren in een ander contractjasje.
Structuur en sjablonen
Sjablonen voor scope, mijlpalen en acceptatie die standhouden, plus de procedure voor wijzigingsverzoeken en de goedkeuringsdrempels.
Beheer en controle
Nieuwe werkzaamheden worden bij aanmelding gescreend, mijlpalen worden getoetst aan de acceptatiecriteria in plaats van aan facturen, en verlengingen worden als weloverwogen beslissingen behandeld. Elk kwartaal volgt een evaluatie, want een heldere structuur verwatert telkens een klein beetje bij elke verlenging.
Van de beheerde uitgaven aan personeel verloopt nu via opdrachten (SOW), tegenover 18% in 2017. De snelst groeiende post in externe uitgaven, en de minst gereguleerde.
Daarvan is volgens de schatting van één aanbieder sprake van verkeerd geclassificeerde personeelsinzet. Geprijsd als consultancy, geleverd als uren.
De Belgische wetgeving waar een vermomde opdracht (SOW) tegenaan loopt. Engelstalige SOW-richtlijnen maken hier zelden melding van.
Software en applicatie
Ontwikkelingswerk ingekocht als project, opgeleverd door een team dat bij u op de werkvloer zit.
Data en business intelligence
Echt projectmatig werk, wat het de beste kandidaat maakt voor een echt resultaatgericht contract.
Cloud, DevOps en SRE
Migraties beginnen als projecten en eindigen als operationeel werk waarvoor niemand een nieuw contract heeft afgesloten.
Testen en validatie
Eenvoudig te definiëren, makkelijk te accepteren en vaak de meest heldere opdrachtomschrijving binnen het hele bedrijf.
Technische studies
De deliverables zijn documenten, waardoor acceptatiecriteria correct kunnen worden opgesteld.
Bedrijfsprocesoptimalisatie
Wordt aangekocht door de afdeling zelf in plaats van door de inkoopafdeling, waardoor het zelden in de rapportages terechtkomt.
Financiële diensten
Extern technologisch werk brengt tegenwoordig naast de arbeidsrechtelijke vraag ook een eigen regelgevingsvraagstuk met zich mee.
Life sciences en farma
De sector met het grootste aandeel beheerde uitgaven dat via opdrachtomschrijvingen verloopt.
Energie en nutsbedrijven
Werk op locatie dat als project wordt ingekocht en vervolgens door de klant wordt aangestuurd; dat is precies de valstrik.
Stuur ons drie 'statements of work' en een beschrijving van hoe die teams daadwerkelijk worden aangestuurd. U ontvangt een schriftelijke analyse van welke contracten standhouden, welke niet, en wat u dat kost.
Deskundige oplossingen voor succesvol ondernemen.
