Om de paar jaar doorlopen bedrijven dezelfde oefening. Iemand van de financiële afdeling bekijkt het IT-budget en vraagt zich af of uitbesteden goedkoper zou zijn. Iemand van de IT-afdeling vraagt zich af of het beter zou zijn om alles intern te doen. Iedereen heeft een mening, het gesprek wordt ingewikkeld en meestal verandert er niets.
Dit artikel zal u niet vertellen dat het ene model beter is. Het zal u de informatie geven die u nodig heeft om een weloverwogen beslissing te nemen.
Wat zijn uitbestede IT-diensten?
Uitbestede IT-diensten betekent het inschakelen van een externe provider om een deel of alle IT-activiteiten te beheren: helpdesk, infrastructuur, cybersecurity, cloud, softwarelicenties. De provider neemt de verantwoordelijkheid voor het resultaat. U betaalt voor de dienst, niet voor de persoon die deze uitvoert.
Interne IT betekent dat u uw eigen IT-personeel in dienst neemt. Zij werken voor u, rapporteren aan u en bouwen na verloop van tijd kennis op over uw specifieke omgeving. De meeste bedrijven bevinden zich tegenwoordig ergens tussen deze twee opties. Voor een diepere blik op hoe volledige uitbesteding van een IT-functie eruitziet, leest u ons artikel over wat een uitbestede IT-afdeling precies omvat.
Wat kosten uitbestede IT-diensten eigenlijk vergeleken met interne IT?
Een mid-level IT-support engineer in België of het VK kost tussen de €50.000 en €75.000 per jaar aan salaris, plus secundaire arbeidsvoorwaarden, apparatuur en training. Voor die prijs krijgt u één persoon, één set vaardigheden en één faalpunt.
Een beheerd IT-dienstencontract dat dezelfde functies omvat, kost doorgaans €24.000 tot €96.000 per jaar voor een bedrijf met 50 tot 150 gebruikers. Dat omvat een team, dekking buiten werktijden en toegang tot gespecialiseerde vaardigheden die één persoon alleen niet kan bezitten.
Op papier zijn de kosten vaak vergelijkbaar. Het verschil zit in wat u voor het geld krijgt.
Wat zijn de echte voordelen van uitbestede IT-diensten?
- Toegang tot senior expertise zonder de kosten van senior personeel. Een beheerde IT-provider heeft specialisten in dienst op het gebied van netwerken, beveiliging, cloud en compliance. U krijgt toegang tot dit alles zonder elk profiel afzonderlijk aan te nemen.
- Voorspelbare maandelijkse kosten. IT-noodgevallen zijn duur. Een beheerd contract zet onvoorspelbare incidentkosten om in een vast maandelijks bedrag.
- Dekking op schaal. Als uw bedrijf in achttien maanden groeit van 80 naar 200 mensen, past een externe provider zijn capaciteit aan zonder dat u elk kwartaal een wervingsronde hoeft te doorlopen.
- Geen enkel storingspunt. Als uw interne IT-medewerker vertrekt of ziek wordt, heeft u een probleem. Als uw externe provider een teamlid verliest, heeft u dat niet.
Wat zijn de echte voordelen van IT in eigen beheer?
- Contextuele kennis die een extern team maanden kost om op te bouwen. Uw interne IT-medewerker kent de eigenaardigheden, de geschiedenis, de persoonlijkheden. Dat bespaart elke dag tijd.
- Snellere respons bij problemen op locatie. Externe ondersteuning heeft zijn beperkingen. Als er iets fysieks aangeraakt moet worden, moet er iemand ter plaatse zijn.
- Nauwere integratie met de bedrijfsvoering. Een interne IT-medewerker zit in vergaderingen, hoort over aankomende projecten en kan behoeften anticiperen voordat ze tickets worden.
Wat zijn de verborgen kosten van uitbestede IT-diensten?
Een paar zaken die niet altijd in de contractvergelijking staan.
Overgangskosten. De overstap van interne naar uitbestede IT kost tijd en geld. Documentatie, overdracht van toegang, kennisoverdracht en de onvermijdelijke periode waarin beide teams elkaar overlappen.
Contractuele starheid. Wanneer uw behoeften veranderen, kan het aanpassen van de taken van uw IT-provider een contractwijziging vereisen. Interne teams zijn flexibeler.
Kennisafhankelijkheid. Als uw provider alle documentatie van uw IT-omgeving in handen heeft, wordt het wisselen van provider duur en risicovol. Goede providers documenteren alles op een manier die u zelf bezit. Middelmatige providers doen dat niet. Ons artikel over hoe u IT-diensten kunt uitbesteden zonder de controle te verliezen behandelt precies hoe u zich hiertegen kunt beschermen.
Is een hybride model de juiste oplossing?
Voor veel middelgrote bedrijven wel. Eén interne IT-manager, soms twee, met een managed services partner die alles onder een bepaalde complexiteitsdrempel afhandelt. De interne persoon bepaalt de richting en bezit de institutionele kennis. Het externe team voert de operaties uit.
Goed uitgevoerd, biedt dit u het beste van beide modellen. Slecht uitgevoerd, leidt het tot twee teams die naar elkaar wijzen wanneer er iets misgaat. De sleutel is duidelijke verantwoordelijkheid, heldere escalatiepaden en een provider die er oprecht geen probleem mee heeft om niet elke keer de held te zijn.
Hoe beslist u welk model het juiste is?
Begin met drie eerlijke vragen.
Wat moet uw IT eigenlijk doen? Welke functies vereisen echt iemand die uw bedrijf door en door kent, en welke zijn standaarddiensten die elke competente provider kan leveren?
Wat zijn de kosten van een ernstig IT-incident? Hoe hoger de kosten van downtime, hoe sterker de argumenten voor proactieve managed services.
Hoe ziet uw huidige arbeidsmarkt eruit? Als het werven en behouden van goed IT-talent in uw markt echt moeilijk is, heft outsourcing die beperking op.
Sparagus werkt samen met bedrijven om de juiste IT-opstelling te structureren voor hun omvang en fase. Of dat nu betekent dat we technische profielen in uw team plaatsen, een managed model opbouwen, of iets daartussenin, we beginnen met wat uw situatie daadwerkelijk nodig heeft. Ontdek onze managed services-aanpak.
