Wat is een raamovereenkomst?
Een raamovereenkomst is een contract dat de voorwaarden vastlegt waaronder toekomstig werk kan worden besteld, zonder dat er direct werk wordt besteld. Tarieven, aansprakelijkheid, vertrouwelijkheid, intellectueel eigendom, gegevensbescherming, facturering en opzegtermijnen worden eenmalig vastgelegd. Elke latere opdracht valt onder die voorwaarden.
Het wordt gebruikt wanneer een klant verwacht herhaaldelijk bij dezelfde leverancier in te kopen: werving, consultancy, managed services. Het gaat hierbij om tijd, niet om prijs.
Wat doet een raamovereenkomst niet?
Het verplicht niemand om iets te kopen. Dat is de meest voorkomende misvatting over dit document, en het kost leveranciers elk jaar echt geld. Een getekende raamovereenkomst betekent dat u mag leveren, niet dat u gegarandeerd volume krijgt. Een raamovereenkomst zonder opdrachten is eerder een administratieve prestatie dan een commerciële.
Hetzelfde geldt voor klanten. Een getekende raamovereenkomst betekent niet dat een leverancier capaciteit heeft gereserveerd, noch dat de tarieven gelden voor werk buiten de beschreven scope. Een raamovereenkomst die is opgesteld voor het ene type opdracht wordt vaak opgerekt voor een ander type, waardoor de voorwaarden halverwege niet meer passend zijn.
Hoe werkt een raamovereenkomst in combinatie met een opdrachtomschrijving?
Het raamcontract bevat de voorwaarden, de opdrachtomschrijving bevat het werk. De scope, deliverables, acceptatiecriteria en prijs voor een specifieke opdracht staan in de opdrachtomschrijving; alles waarover anders telkens opnieuw onderhandeld zou moeten worden, staat in het raamcontract en wordt automatisch overgenomen.
Die scheiding zorgt ervoor dat een tweede project binnen enkele dagen van start kan gaan. Het creëert echter ook een specifiek risico: een opdrachtomschrijving die in strijd is met het raamcontract, meestal wat betreft aansprakelijkheidsbeperkingen of intellectueel eigendom, omdat de opsteller het onderliggende document niet heeft gelezen. Welke bepaling voorrang krijgt, wordt bepaald door een voorrangsclausule waar de meeste mensen pas naar kijken als het echt nodig is.
Wat moet een raamovereenkomst regelen voor mensgerichte diensten?
De zaken die pas zichtbaar worden zodra het werk begint. Wie de leverancier mag vervangen en met welke opzegtermijn. Wat er gebeurt met intellectueel eigendom dat door een individuele consultant is gecreëerd. Of de klant een consultant rechtstreeks mag aannemen en tegen welke kosten. Hoe tarieven meebewegen met automatische loonindexering, die in België de tarieven sowieso aanpast, ongeacht wat er in het contract staat.
Eén clausule is belangrijker dan de rest. Wanneer consultants binnen klantteams werken, vereist de wet van 24 juli 1987 een schriftelijke overeenkomst waarin precies staat welke instructies de klant mag geven, onder de voorwaarden die de FOD Werkgelegenheid stelt voor het ter beschikking stellen van werknemers aan een gebruiker. Het raamcontract is de logische plek hiervoor. Sparagus werkt onder raamcontracten van klanten voor al zijn managed services en leveranciersbeheer-opdrachten.
