Qu'est-ce qu'une vérification des antécédents ?
Une vérification des antécédents consiste à contrôler des données factuelles sur un candidat : identité, droit au travail, qualifications, inscriptions professionnelles et, dans des cas strictement définis, un extrait de casier judiciaire. Elle vérifie des documents et des registres plutôt que de demander des avis à des tiers, ce qui la distingue d'une prise de références.
La majeure partie de ce qui est communément appelé « vérification des antécédents » dans les guides de recrutement internationaux n'est pas légale en Belgique sous la forme décrite. C'est l'élément le plus important à retenir concernant ce terme ici.
Un employeur belge peut-il demander un extrait de casier judiciaire ?
En principe, non. L' Autorité de protection des données belge précise que demander un extrait de casier judiciaire à un candidat est en principe interdit, et n'est autorisé que lorsque la loi exige que le titulaire de la profession possède un casier vierge. Les métiers de la sécurité et de la police en sont les exemples classiques.
Cette règle s'appuie sur l'article 10 du RGPD, qui n'autorise le traitement des données personnelles relatives aux condamnations pénales que sous le contrôle d'une autorité publique ou lorsque le droit de l'Union ou le droit national l'autorise avec des garanties appropriées. La Belgique a transposé cette disposition dans la loi du 30 juillet 2018. Une volonté générale de prudence ne constitue pas une base légale, aussi raisonnable cela puisse-t-il paraître.
Quel extrait, et qui peut le demander ?
Il existe trois modèles, et la différence n'est pas seulement administrative. Le modèle prévu par l'article 595 du Code d'instruction criminelle est l'extrait général. Le modèle prévu par l'article 596, alinéa 1er, concerne les activités réglementées telles que chauffeur de taxi, détective privé ou steward de football. Le modèle prévu par l'article 596, alinéa 2, concerne les activités liées à l'éducation, à l'accompagnement psycho-médico-social, à l'aide à la jeunesse, à la protection de l'enfance et à l'encadrement des mineurs.
Seul le candidat peut demander son propre extrait auprès de son administration communale. Un employeur ne peut pas le demander à sa place, et pour le modèle concernant le travail avec des mineurs, le document doit être retiré en personne. Une fois que l'employeur a confirmé que l'exigence légale est remplie, l'Autorité de protection des données est formelle : il n'y a aucun intérêt à conserver ces données, ce qui fait de la conservation d'une copie dans le dossier l'erreur la plus fréquente.
Que peut-on vérifier sans problème juridique ?
Beaucoup de choses, à condition que chaque vérification soit justifiée par le poste. L'identité et le droit au travail, ce qui, pour les recrutements hors UE, implique le permis unique. Les diplômes et les inscriptions professionnelles, bien que la convention collective de travail n° 38 interdise à l'employeur d'exiger des copies certifiées conformes et n'autorise qu'une copie lisible, l'original ne pouvant être demandé qu'en cas de doute réel sur l'authenticité.
La limite à tout cela est la pertinence. La même convention limite les questions touchant à la vie privée du candidat à ce qui est pertinent compte tenu de la nature et des conditions du poste. Une vérification qui ne peut être justifiée par le poste n'est pas défendable, et il vaut mieux appliquer ce test avant d'effectuer la vérification plutôt qu'après. Sparagus l'applique aux étapes de vérification intégrées à ses mandats de recrutement dans les secteurs de la technologie, de l'ingénierie et du commerce.
