Wat is een achtergrondcheck?
Een achtergrondcheck is de verificatie van feitelijke gegevens over een kandidaat: identiteit, recht om te werken, kwalificaties, beroepsregistraties en, in strikt gedefinieerde gevallen, een uittreksel uit het strafregister. Het controleert documenten en registers in plaats van mensen om hun mening te vragen, wat het onderscheidt van een referentiecheck.
Het meeste van wat in internationale wervingsrichtlijnen gewoonlijk een achtergrondcheck wordt genoemd, is in de beschreven vorm niet wettelijk toegestaan in België. Dat is het belangrijkste om te weten over deze term in deze context.
Mag een Belgische werkgever vragen om een uittreksel uit het strafregister?
In principe niet. De Gegevensbeschermingsautoriteit stelt dat het opvragen van een uittreksel uit het strafregister van een kandidaat in principe verboden is en alleen is toegestaan wanneer de wet vereist dat de uitoefenaar van dat beroep een blanco strafblad heeft. Beveiligingspersoneel en politiefuncties zijn hiervan de standaardvoorbeelden.
Deze regel is gebaseerd op artikel 10 van de AVG, dat de verwerking van persoonsgegevens over strafrechtelijke veroordelingen alleen toestaat onder toezicht van een officiële instantie of wanneer het Unierecht of het nationale recht dit toestaat met passende waarborgen. België heeft dit omgezet in de wet van 30 juli 2018. Een algemene wens om voorzichtig te zijn vormt echter geen wettelijke basis, hoe redelijk dat ook mag klinken.
Welk uittreksel en wie mag erom vragen?
Er bestaan drie modellen en het verschil is niet louter administratief. Het model onder artikel 595 van het Wetboek van Strafvordering is het algemene uittreksel. Het model onder artikel 596, eerste lid, heeft betrekking op gereglementeerde activiteiten zoals taxichauffeur, privédetective of steward bij voetbalwedstrijden. Het model onder artikel 596, tweede lid, heeft betrekking op activiteiten in het onderwijs, psycho-medisch-sociale begeleiding, jeugdhulp, kinderbescherming en het toezicht op minderjarigen.
Alleen de kandidaat kan het eigen uittreksel aanvragen bij de gemeentelijke administratie. Een werkgever kan dit niet namens de kandidaat doen, en voor het model dat betrekking heeft op werk met minderjarigen moet het document persoonlijk worden afgehaald. Zodra de werkgever heeft bevestigd dat aan de wettelijke vereiste is voldaan, is de Gegevensbeschermingsautoriteit er expliciet over dat er geen verder belang is bij het bewaren van de gegevens, wat het bewaren van een kopie in het dossier tot de meest gemaakte fout van allemaal maakt.
Wat kan er zonder juridische problemen worden gecontroleerd?
Een heleboel, mits elke controle een reden heeft die verband houdt met de functie. Identiteit en het recht om te werken, wat voor aanwervingen van buiten de EU betekent: de gecombineerde vergunning. Diploma's en beroepsregistraties, hoewel collectieve arbeidsovereenkomst nr. 38 een werkgever verbiedt om gewaarmerkte kopieën te eisen en alleen een leesbare kopie toestaat, waarbij het origineel alleen wordt opgevraagd als er oprecht twijfel is over de authenticiteit.
De grens die hierbij door alles heen loopt, is relevantie. Dezelfde cao beperkt vragen over het privéleven van een kandidaat tot wat relevant is gezien de aard en de voorwaarden van de functie. Een controle die niet kan worden verklaard door te verwijzen naar de functie is niet verdedigbaar, en die toets is het waard om toe te passen vóórdat de controle wordt uitgevoerd in plaats van erna. Sparagus past dit toe op de verificatiestappen die zijn ingebouwd in zijn wervingsopdrachten binnen technologie, engineering en business.
