Wat is een applicant tracking system?
Een applicant tracking system is de software achter de sollicitatieknop. Het publiceert de vacature, ontvangt de sollicitatie, leest het cv in velden zoals functietitels, data en vaardigheden, en slaat de kandidaat op in een database. Recruiters gebruiken het vervolgens om elke persoon door de fasen van het proces te loodsen, van nieuwe sollicitatie tot aanbod.
Werkgevers en wervingsbureaus van elke omvang gebruiken ze. Wanneer je online solliciteert, wordt je cv meestal door een ATS gelezen voordat een mens het onder ogen krijgt.
Wijst een ATS kandidaten af?
Niet op eigen initiatief. Een ATS past de regels toe die het krijgt: een uitsluitingsvraag over een werkvergunning, een minimumaantal jaren ervaring, een vereiste taal of trefwoord. Wanneer een profiel automatisch wordt weggefilterd, is dat omdat iemand die filter heeft ingesteld. Veel systemen rangschikken of labelen sollicitaties enkel en laten de beslissing over aan een recruiter.
Wat het slecht doet, is lezen. Meerdere kolommen, tekstvakken, iconen en creatieve sectietitels kunnen de extractie in de war sturen, waardoor een relevant profiel eindigt met lege velden. Hoe je een cv schrijft dat die stap overleeft, lees je in de Sparagus-gids over het schrijven van een cv dat zowel mensen als AI-filters overtuigt.
Wat is het verschil tussen een ATS en een AI-screeningtool?
Een ATS slaat sollicitaties op en ordent ze. AI-screeningtools gaan verder: ze beoordelen, rangschikken of vergelijken kandidaten op basis van de functie, soms binnen het ATS, soms als een aparte laag. De grens tussen beide verschuift voortdurend naarmate ATS-leveranciers dergelijke functies toevoegen.
Dit onderscheid is juridisch van belang. De EU AI-verordening classificeert AI-systemen die bedoeld zijn om sollicitaties te analyseren en te filteren en om kandidaten te evalueren als hoogrisicosystemen, waaraan specifieke verplichtingen zijn verbonden. Een database die enkel sollicitaties opslaat en filters toepast die door een recruiter zijn ingesteld, is een eenvoudiger hulpmiddel, al hangt de grens af van wat de software daadwerkelijk doet.
Welke rechten hebben kandidaten met betrekking tot een ATS?
De rechten uit de AVG zijn van toepassing op de gegevens die een ATS beheert: je kunt vragen welke informatie over jou is opgeslagen, deze laten corrigeren en in veel gevallen laten verwijderen. Onder artikel 22 van de AVGheb je bovendien het recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en dat jou in aanzienlijke mate treft, behoudens beperkte uitzonderingen.
In de praktijk is een afwijzing enkele minuten na je sollicitatie een goede reden om de recruiter beleefd te vragen hoe sollicitaties worden beoordeeld. Het antwoord maakt vaak duidelijk of het probleem lag bij het filter, de opmaak van het cv of de aansluiting bij de functie. De stap die volgt op het ATS is screening, waarbij de overgebleven profielen worden getoetst aan de functie.
