Wat is time and materials?
Time and materials, meestal afgekort tot T&M, is een prijsmodel waarbij een klant betaalt voor de daadwerkelijk gewerkte tijd tegen afgesproken tarieven, plus eventuele materialen of onkosten. Er is geen vast totaalbedrag. Als het werk langer duurt, kost het meer.
Het is de standaard voor consultancy- en freelance-opdrachten in België, meestal geprijsd op basis van een dagtarief per profiel. Wat het werkelijk bepaalt, is niet de prijs, maar wie het risico voor de scope draagt.
Wie draagt het risico bij time and materials?
De klant. Bij een vaste prijs draagt de leverancier de kosten van werkzaamheden die langer duren dan geraamd, en daarom wordt er in de offerte een risico-opslag berekend. Bij nacalculatie (T&M) is er geen risico-opslag, omdat er niets is om tegen te beschermen: extra inspanning betekent simpelweg een hogere factuur.
Dat maakt nacalculatie goedkoper wanneer de raming klopt en duurder wanneer dat niet zo is. De eerlijke manier om te kiezen is op basis van hoe goed het werk begrepen wordt. Goed gespecificeerd werk met stabiele vereisten is geschikt voor een vaste prijs. Werk waarbij de specificatie verandert naarmate je meer leert, is geschikt voor nacalculatie, omdat een vaste prijs voor een onbekende scope ofwel wordt opgehoogd ofwel opnieuw moet worden onderhandeld, en meestal beide.
Wat is er in de praktijk nodig om nacalculatie te laten werken?
Inzicht en een plafond. Zonder limiet of beslismoment heeft een nacalculatie-traject geen natuurlijk punt waarop iemand de situatie opnieuw beoordeelt. Een budgetplafond per fase, met een expliciete beslissing om door te gaan, behoudt de flexibiliteit en herstelt tegelijkertijd het keuzemoment.
De rapportage moet daarop aansluiten. Uren per werkstroom, afgezet tegen de verwachting, en vaak genoeg gecontroleerd zodat afwijkingen zichtbaar worden terwijl er nog kan worden ingegrepen. Facturatie op basis van nacalculatie die als maandelijks totaalbedrag zonder specificatie binnenkomt, neemt de enige controle weg die dit model biedt.
Vormt nacalculatie een juridisch risico in België?
Niet op zichzelf, maar het is wel het model dat het vaakst wordt aangetroffen waar dat risico bestaat. Een nacalculatie-traject met dagprijzen, waarbij een consultant in het team van de klant zit en dagelijkse instructies opvolgt, vertoont de kenmerken van de constructie die de wet van 24 juli 1987 verbiedt wanneer de klant een deel van het werkgeversgezag uitoefent.
De richtlijnen van de FOD Werkgelegenheid over het ter beschikking stellen van werknemers aan een gebruiker bieden de oplossing: instructies over welzijn en veiligheid zijn altijd toegestaan, en voor alle andere instructies is een schriftelijke overeenkomst vereist waarin precies staat welke instructies de klant mag geven. Het prijsmodel is niet het probleem. Wat het prijsmodel stilletjes toelaat, is dat wel. Dit is dezelfde grens die geldt voor personeelsuitbreiding, en het is de moeite waard om dit te regelen voordat een opdracht begint in plaats van tijdens een inspectie.
